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Le Fax par Internet - Fax & Mails
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Fax & Mails
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Le Fax par Internet

L’avènement d’Internet et des réseaux IP dans les entreprises a permis l’émergence d’un nouveau service : la messagerie Fax (aussi appelée parfois ’fax to mail’), qui permet aux bénéficiaires de ce service de recevoir des fax et de les consulter en format électronique. Bien que l’e-mail se soit imposé comme outil principal d’échange de fichiers, le fax a la peau dure : il reste présent dans toutes les entreprises et il est intégré à de nombreuses applications.

Les systèmes de messagerie fax permettent de communiquer avec un parc de plus de 110 millions de machines fax dans le monde, tout en apportant un certain nombre d’avantages, au rang desquels, principalement :
-  la diffusion et transmission plus aisée des fax reçus.
-  la mobilité en « déliant » le destinataire de sa ligne téléphonique.
-  la confidentialité en rendant l’usage personnel, alors que les télécopieurs d’entreprise sont pour la plupart en usage et accès partagés.
-  l’économie de consommables : plus de papier ni encre consommée.
-  La fiabilité du service : toute copie reçue est automatiquement stockée et fait l’objet d’une notification de réception, et tout envoi fait l’objet d’une notification d’envoi
-  Le confort : plus besoin d’imprimer un document électronique et de quitter son poste de travail (le PC...) pour faire la navette avec sa machine fax.

La messagerie fax par Internet, plus simplement appelée « Fax par Internet », rajoute aux éléments précédents :
-  la mobilité étendue à tout lieu où l’on peur accéder à Internet.
-  l’économie d’achat d’un équipement et d’installation d’une ligne téléphonique.
-  la démocratisation d’un service accessible à tous avec l’apparition d’acteurs « low cost ».
-  l’envoi du même fax à des multiples destinataires en une seule opération.

L’évolution du fax jusqu’à son mariage ultime avec Internet est présentée dans cet article qui propose également un comparatif des offres existantes en France.

Le fax une technologie qui perdure L’avènement de l’Internet, du haut débit en particulier, et le succès de l’email auraient pu conduire à la mort du fax. Néanmoins, cette technologie persiste. En effet, la large diffusion des machines de fax et l’usage très enraciné de ce moyen de transmission dans certains secteurs d’activité font du fax un outil auquel tout professionnel et une large partie du Grand Public doivent se confronter régulièrement. Pour s’en convaincre, il suffit de regarder les cartes de visites des professionnels qui y affichent presque toujours un numéro de fax. Le fax dans l’ère de l’Internet reste une réalité affirmant son existence pour maintes de raisons :
-  pour l’envoi de devis et bon de commande à retourner signés ;
-  pour contourner l’hétérogénéité des versions logicielles et matérielles entre client et fournisseurs ;
-  pour communiquer avec des correspondants qui ne disposent pas de messagerie.

Des grands noms de l’industrie continuent à affirmer leur présence dans ce secteur. Parmi eux, on retrouve le français Sagem, l’américain Hewlett-Packard, les japonais Canon et Ricoh ainsi que le Coréen Samsung. Plus récemment, CISCO a investi dans l’adaptation du protocole fax au transport par Internet. Selon des estimations réalisées par les équipementiers Fax, 20 millions de machines fax seraient vendues chaque année à travers le monde, dont 5 millions uniquement en Europe.

Le fax classique et ses dérivés à usage « individuel »

Un appareil de Fax est constitué d’une fonction scanner qui permet de numériser (transformer en image électroniquement transmissible), d’un modem (modulateur démodulateur de signal) qui permet d’envoyer et recevoir des données sur le réseau téléphonique commuté et d’une fonction d’impression qui permet de restituer sur papier les documents fax reçus.

Dès l’apparition de l’ordinateur personnel, les constructeurs de modem ont créé des outils permettant de transformer son ordinateur et ses périphériques (modem, imprimante, écran, scanners) en machine de fax. Cela a permis de substituer la machine fax par du matériel plus coûteux et souvent moins ergonomique mais qui avait également d’autres usages. Par ailleurs, cela a permis de gérer les fax comme d’autres fichiers (fonctions d’archivage, suppression sans imprimer des fax inintéressants...).

L’apparition de matériel hybride téléphonie et fax a permis également de faire des économies en utilisant une seule ligne pour les deux services, avec les inconvénients d’indisponibilité simultanée et de quelques problèmes de sélection ou de basculement entre les deux services. Les limitations de ces machines (chargeurs papier, rubans encreurs et mémoires de faible capacité) en réservent l’emploi à des utilisations peu intensives et peu critiques.

Au sein d’entreprises d’une certaine taille ou lorsque la communication par fax est un véritable outil professionnel, des télécopieurs de bonne capacité, attachés à une ligne dédiée au fax restent la norme.

La messagerie fax d’entreprise

La messagerie fax d’entreprise est une première évolution décisive du service de fax. Le principe de fonctionnement est le suivant :
-  installation d’un serveur de fax qui est un gros ordinateur équipé d’une batterie de modems fax.
-  installation d’une liaison de plusieurs lignes de téléphone (autant que de ports modem disponibles)
-  attribution et routage des numéros de fax (autant de numéros que de bénéficiaires, il y a en général beaucoup plus de numéros que de lignes de téléphone). Les télécopies reçues par le serveur de fax sont transformées en documents électroniques et mises à disposition des utilisateurs identifiés par le numéro appelé, soit en pièce jointe à leur mail soit sur un serveur de fichiers. L’entreprise économise ainsi encre et papier.

Le coût d’une solution de ce type est variable et dépend de la capacité de l’entreprise à gérer elle-même l’installation puis l’exploitation du service. A titre d’ordre de grandeur on estime l’investissement initial autour de 1000 Euros par port modem (avec un minimum autour de10000 Euros) et le coût récurrent de 20 Euros par ligne téléphonique par mois (hors consommations téléphoniques) auquel il faut ajouter 1 Euro par mois par numéro attribué. On voit donc que ce type de solution est accessible puis rentable pour des entreprises servant de nombreux utilisateurs internes par ligne.

Les principaux avantages de ce système sont

-  la diffusion et transmission plus aisée des fax reçus au sein de l’entreprise.
-  la confidentialité en rendant l’usage personnel, alors que les télécopieurs d’entreprise sont pour la plupart en usage et accès partagés.
-  l’économie de consommables : plus de papier ni encre consommée.
-  l’économie de temps par l’intégration du fax dans l’ergonomie du poste de travail.

La messagerie fax par Internet

La messagerie fax par Internet permet la convergence entre l’email et le fax pour tout utilisateur disposant d’un PC connecté à Internet. Il s’agit d’une version de la messagerie fax d’entreprise où :
-  Un opérateur de fax mutualise l’investissement initial pour plusieurs entreprises (installation de serveurs et de système de transmission de fax, interconnexion au réseau téléphonique et obtention de numéros géographiques, gestion des comptes des utilisateurs).
-  L’utilisation de la plateforme est alors publique, soumise à un abonnement.
-  L’accès des utilisateurs (dans ce cas des clients) aux serveurs se fait non plus sur le LAN de l’entreprise mais via un accès sécurisé sur Internet (sécurité de type SSL avec un login et mot de passe, généralement).

L’avantage de cette dernière solution est double. Pour l’entreprise, elle évite des investissements coûteux. Pour chaque utilisateur, l’ensemble des avantages de la solution de serveur d’entreprise auquel s’ajoutent : la possibilité d’accéder à ses fax depuis tout poste, fixe ou mobile, connecté à l’Internet l’économie d’achat d’un équipement et d’installation d’une ligne téléphonique. la démocratisation d’un service accessible à tous avec l’apparition d’acteurs « low cost ».

Généralement ce type d’offre permet également de réaliser des mailings FAX, c’est-à-dire d’envoyer très rapidement le même fax à plusieurs destinataires.

Source : www.popfax.com






 

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